Métodos de productividad (cuarta parte)

¡Arranca el segundo cuatrimestre! Para lograr llevar una cursada al día y un equilibrio con las otras actividades y obligaciones que consumen nuestro tiempo, te iremos compartiendo varios métodos para incrementar la productividad.

En esta ocasión te traemos algunas prácticas de metodologías Agile: Kanban y Scrum.

Kanban: ¿Qué es y en qué consiste?

Kanban es una palabra japonesa que significa algo así como “tarjetas visuales” (kan significa visual, y ban tarjeta). Esta técnica se creó en Toyota, y se utiliza para controlar el avance del trabajo, en el contexto de una línea de producción.

Las principales reglas de Kanban son las tres siguientes:

(1) Visualizar el trabajo y las fases del ciclo de producción o flujo de trabajo

(2) determinar el límite de “trabajo en curso” (o Work In Progress)

(3) medir el tiempo en completar una tarea.

Veámos que significa cada uno de los anteriores.

1- Visualizar el volumen de trabajo/actividades.

Kanban se basa en el desarrollo incremental, dividiendo el trabajo en partes. Uno de los principales aportes es que utiliza técnicas visuales para ver en qué se situación se encuentra cada tarea y, su avance.

El trabajo se divide en partes (unidades mínimas), normalmente cada una de esas partes se escribe en un post-it y se pega en una pizarra.

Los post-it suelen tener información variada. Aparte de la descripción, debieran tener la estimación de la duración de la tarea. La pizarra tiene tantas columnas como estados por los que puede pasar la tarea (ejemplo, “Épicas”, “Para hacer”, “En curso”, “A la espera de”, “Para Revisar”, “Hecho”,  etc)

El objetivo de esta visualización es que quede claro la cantidad de trabajo a realizar, la prioridad de las tareas y el avance de las mismas mediante su ubicación en las columnas.

A medida que van pasando de estado, el post-it va avanzando en las columnas o categorías.

2 – Determinar el límite de “trabajo en curso”.

Una de las principales ideas del Kanban es que el trabajo en curso (Work In Progress o WIP) debería estar limitado, es decir, que el número máximo de tareas que se pueden realizar.

Las tareas a realizar en cada ciclo (sprint) deben ser planificadas, según prioridad y tiempo estimado de realización.

Cada sprint tiene una duración delimitada. Generalmente, el sprint comprende un período de 15 días.

El sprint es un elemento de la metodología Scrum*.

La idea es cerrar las tareas planificadas y no comenzar tareas nuevas hasta el próximo sprint.

En el caso de tener que incorporar una tarea urgente (no planificada anteriormente), se deben priorizar nuevamente las tareas del sprint.

*Para más información sobre este tema, visitar: https://www.wearemarketing.com/es/blog/metodologia-scrum-que-es-y-como-funciona.html

3 – Medir el tiempo en completar una tarea.

El tiempo que se tarda en terminar cada tarea se debe medir. La suma de los tiempos de las actividades necesarias para llevar a cabo la tarea, se conoce como “tiempo de toque”. Esta es una métrica muy importante ya que nos permite ser realistas en el esfuerzo que debemos dedicar para esta tarea la próxima vez que la planifiquemos.

El “tiempo de ciclo” es aquel que transcurre entre el momento de planificación y el momento de entrega o culminación. El tiempo de ciclo entonces se compone de los tiempos de toque más los tiempos muertos o de espera.

A medida que iteramos en los sprints, debemos observar los tiempos de espera y reducirlos al máximo.

¿Cómo puedo aplicar estas metodologías en el estudio?

• A la hora de planificar la próxima semana o quincena, listá las actividades a entregar.
• Para cada una de las actividades, detallá los pasos necesarios para cumplirlas y tiempo aproximado de realización.
• Verificá si es posible cumplir con el volumen de tareas listadas. En el caso de no ser posible, priorizá y planificá tus próximos días solo con estas tareas.
• Al final del período, revisá cuán acertada fue dicha planificación. Esta información te va a servir para organizar el próximo período de estudio y lograr los objetivos.

Más información en: https://www.javiergarzas.com/2011/11/kanban.html