Métodos de productividad (quinta parte)

¡Arranca el segundo cuatrimestre! Para lograr llevar una cursada al día y un equilibrio con las otras actividades y obligaciones que consumen nuestro tiempo, te compartimos la última parte de esta serie de métodos para incrementar la productividad.

En esta ocasión te traemos: la Matriz Eisenhower.

¿Qué es?

Es una representación gráfica, con forma de un cuadrante de dos ejes, de los distintos niveles de importancia y urgencia de una tarea específica. Se trata de una clasificación diaria de temas por ejecutarse. Se distribuyen en cuatro bloques que explican diferentes grados de prioridad. De esta forma, a simple vista, se puede notar todo lo que tenemos encima de la mesa y a qué debemos prestar atención en primer lugar.

¿Cómo funciona matriz del tiempo de Eisenhower?

Para que entiendas mejor, se trata de un cuadrante conformado por dos ejes: uno es importancia y el otro es urgencia. Estos son los dos factores en los que debemos medir cada una de las tareas. Les asignaremos un valor absoluto (Sí/importante/urgente/no). La combinación de esos dos ejes dará como resultado uno de los cuadrados en cuestión.

Ahora, ¿qué es “lo importante”? Se debe considerar como importante, a efectos de la matriz de Eisenhower, aquellas actividades que nos aproximan a los objetivos de nuestra tarea (como la planificación de una campaña, atender a un cliente, conocer un nuevo producto).

¿Qué es “Urgencia”? Aquí hablamos de las actividades que requieren una atención inmediata: un informe de prioridad, organizar un viaje para acudir a una reunión, una llamada telefónica. Los asuntos urgentes son los que actúan directamente sobre nosotros, nos presionan y reclaman nuestra acción inmediatamente.

Los cuadrantes

Una vez colocadas las tareas en cada uno de los cuadrantes, solo queda entender qué significa cada uno de ellos y cómo debe se deben organizar. Respecto a este método de priorización de actividades te explicamos:

• Cuadrante I (importantes y urgentes). Son los problemas apremiantes o crisis inminentes. Son planes claves para la empresa cuya fecha límite es corta. Aunque suene contradictorio, a este cuadrante es el que menos tiempo le deberíamos dedicar. Hacerlo significa que hemos planificado mal nuestra atención al resto de cuadrantes y que hemos dejado para última hora nuestro trabajo más relevante.

• Cuadrante II (importantes pero no urgentes): Este cuadrante es todo lo contrario al primero. Es justo el ámbito donde más atención y esfuerzos debemos aplicar para evitar retrasos.

• Cuadrante III (no importantes y urgentes): Este cuadrante se suele confundir con el primero, por lo que muchos empresarios se apresuran a resolver problemas urgentes, en el caso del trabajo. En realidad, estos problemas no revisten mayor relevancia. Esa presión por solucionarlos cuanto antes viene de las expectativas e intereses de otros compañeros. Pero no se corresponde ni con nuestra agenda ni con los intereses de la compañía.

• Cuadrante IV (ni importantes ni urgentes): Este cuadrante es el que menos nos interesa de todos, y las actividades allí estipuladas solo se deberán abordar cuando todas las demás tareas hayan sido resueltas. Incluso, se pueden delegar funciones respecto a estas actividades en otras personas o simplemente eliminarla de nuestra agenda de trabajo.

A continuación, una ejemplo que ilustra como luce esta matriz.

¿Cómo aplico esta técnica al estudio en relación a las demás tareas pendientes?

Un ejemplo podría ser el siguiente:

Cuadrante 1 – urgente e importante: La entrega de un TP.

Cuadrante 2 – no urgente pero importante: Aprender a utilizar algún programa, un idioma, etc.

Cuadrante 3 – urgente y no importante: Responder en el grupo de WhatsApp de la materia sobre alguna información que está disponible.

Cuadrante 4 – no urgente y no importante: Ver una serie o una película.

Fuente: https://academia.crandi.com/negocios-digitales/matriz-de-eisenhower/